Levélküldéskor a boríték az, amit először látnak az ügyfelek a cégtől, így ez egy szócső is lehet az ügyfél és a vállalat között. Emiatt nagyon fontos, a jó benyomás, hiszen ez alapján fogják megítélni a cégünket. Ha hevenyészett, igénytelen a boríték. akkor az nem fog sok jót elárulni rólunk, és nagyobb eséllyel kerül hamar a kukába talán anélkül, hogy kinyitnák. Fontos, a boríték legyen igényes, nem mindegy milyen típusú, fedelű, színű, és a többi.

Amit nem szabad figyelmen kívül hagynunk, az, hogy a legfőbb cél, a boríték biztonságban eljusson az ügyfélhez, és arra késztesse őt, hogy nyissa ki. Emiatt gondoljuk át, mit is akarunk küldeni benne az ügyfélnek. Például, ha olyan információkat akarunk neki eljuttatni, ami például tartalmazza az ügyfél magánjellegű adatait is, akkor lehet légpárnás borítékra lesz szükség, hogy ne sérüljenek az iratok.


 

Vállalati logó

Hasznos lehet, ha a logót megjelenítjük a borítékon. Így a címzett már egyből tisztában lesz azzal, hogy kik is vagyunk, de előfordulhat, hogy a leendő ügyfeleknél ez a megoldás nem lesz olyan hatékony. Gondoljuk át, kinek akarjuk küldeni, és mi célból, s aszerint állapítsuk meg, hasznos-e a logónkat, vagy a márkajelzést feltűntetni a borítékon, vagy inkább nem.
 

Sima vagy ablakos

Elsőre talán nem tűnik olyan fontosnak, ilyen vagy olyan legyen-e, pedig ez is egy komoly kérdés a boríték kiválasztásánál. Az ablakos borítékkal időt spórolhatunk meg, hiszen ha a levél fejlécére rákerül az ügyfél neve és címe, akkor nem kell külön egyesével a borítékokra is ráírni.

Természetesen ennek is lehet hátulütője, hiszen az ilyen fajta boríték személytelenebb. Az ablakos borítékokra sokszor egyből számlaként tekintenek, ami kellemetlen érzéssel párosul. Még ha utána ki is derül, nem ilyen célból küldtek a címzettnek a levelet, lehet rossz szájízt hagy benne az irányunkban.

Az emberek a legnagyobb eséllyel olyan levelet nyitnak szívesebben ki, amelyet személyesnek éreznek, mert az ilyen olyan érzetet kelt, mintha a vállalat kifejezetten a címzettre szakított volna időt, és energiát, hogy megszólítsa őt. Erre több féle mód is van:
 

• kézzel írva

• nyomtatva a borítékra

• címkével

• írógéppel

Tény és való, ezek időigényesebb folyamatok, viszont pont ettől kaphat pozitívabb megítélést a cég. Olyan benyomást kelt, mint akinek fontosak személyenként az ügyfelei. Gondoljuk végig, mit szeretnénk a leveleinkkel elérni, mi a célunk, és ezeket figyelembe véve dönthetünk a borítékról. Természetesen, nem kell mindig ugyanazt a megoldást választanunk.



Ha például valamilyen személyes üzenettel keressük fel a címzettet, akkor, ha kézzel írjuk be a címet, az azt mutathatja, hogy ez egy nem tömeges levél, hanem valami, ami csak neki szól, így nagyobb eséllyel fogja kinyitni, hogy elolvassa. Ha viszont tömeges levelet küldünk egyszerre sok-sok címzettnek, akkor például használhatnánk nyomtatott címkéket különböző betűtípusokkal.

Ezekre a részletekre nem árt odafigyelni, hogy olyan borítéktípust válasszunk, ami ideális a vállalatunk számára. A sima borítékra az a legjobb, ha kézzel írjuk a címet, ezt talán érdemesebb akkor használni, mikor az ügyfeleket személyenként akarjuk megszólítani. Ha valamilyen olyan információt kell átadnunk, amit minden ügyfélnek fontos megtudnia, akkor az ablakos boríték lehet az ideális választás.
 

Burkolt vagy direkt

Ha a potenciális ügyfeleknek akarunk levelet küldeni, akkor a borítékot kétféle módon lehet felhasználni. Az egyik, a burkolt, aminél a gyanútlan címzett kinyitja a borítékot, és nem tudja, hogy ez egy hirdetés. Az ilyen borítékon a címzett neve és címe található, és egy visszaküldési cím. Az ilyen levél érdekesnek tűnhet a címzett szemében, és legalább annyit biztosan elérünk, hogy kibontsa azt.

Vállalkozásként úgy is megközelíthetjük az ügyfeleket, ha egy borítékban postai küldeményt küldünk nekik, amelyen teljesen konkrétan rajta van, hogy mit tartalmaz. A potenciális ajánlat csábító erejű lehet a címzett számára, így ki fogja nyitni.


 

Néhány tipp

A boríték színe és mérete is fontos meghatározó tényező abban, hogy a címzett hogyan reagál rá. A színes borítékok például kiemelkednek a társaik közül, és nagyobb valószínűséggel őket fogják először kinyitni. Figyeljünk arra is oda, ha nem muszáj, ne legyen túl nagy a boríték, mert ha esetleg a címzett nincs otthon, és a postás nem tudja a postaládába hagyni, akkor be kell érte menni a postára, aminek nem fog az ügyfél örülni.

A nyomtatott bélyegző használata is nagyon népszerű manapság, a kézivel szemben, viszont a címzett ebből is tudni fogja, mennyi időt is szántak rá, mint személyre. Gondosan kézzel rányomták-e a bélyegzőt a borítékra, vagy tucat gyártásba került rá. A megítélésünkben ez sem mindegy. Lehet időigényesebb és költségesebb folyamat, ha személyessé akarjuk tenni a borítékokat, viszont mindenképpen hosszú távon ez meg fogja érni, és elégedett ügyfeleink lesznek, akik megbíznak bennünk.

Akár egyedi borítékot is tervezhetünk a márka grafikai elemeivel, logóval és az adott betűtípussal, így biztosak lehetünk benne ez a boríték csakis minket fog képviselni, és azonnal mi fogunk az ügyfél eszébe jutni, ha meglátja.